نحوه ایمیل زدن به دانشگاه های خارجی
برای ایمیل زدن به دانشگاه های خارجی، باید نکاتی را رعایت کنید تا ایمیل شما تاثیرگذار باشد و به نتیجه دلخواهتان برسید.
در اینجا، گام به گام نحوه ی نوشتن یک ایمیل مناسب به دانشگاه های خارجی را به شما آموزش می دهیم:
1. موضوع ایمیل:
- موضوع ایمیل را به طور واضح و مختصر بنویسید. موضوع ایمیل باید به طور دقیق مشخص کند که ایمیل شما در مورد چه چیزی است.
- به عنوان مثال، می توانید از عناوینی مانند “درخواست پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد رشته …” یا “سوال در مورد برنامه دکترای …” استفاده کنید.
2. سلام و احوالپرسی:
- در ابتدای ایمیل، به طور رسمی از مسئول مربوطه در دانشگاه احوالپرسی کنید.
- می توانید از عناوینی مانند “استاد گرامی”، “دکتر …” یا “خانم/آقا …” به همراه نام خانوادگی استفاده کنید.
- اگر نام شخص را نمی دانید، می توانید از عبارت “مسئول محترم پذیرش دانشجویان بین المللی” استفاده کنید.
3. معرفی خود:
- خودتان را به طور خلاصه معرفی کنید و بگویید که از کجا با این دانشگاه آشنا شده اید.
- به طور مختصر به سوابق تحصیلی، تجربیات کاری و دستاوردهای خود اشاره کنید.
4. بیان هدف از ایمیل:
- به طور واضح بیان کنید که هدف از ایمیل شما چیست.
- می خواهید برای چه مقطعی اپلای کنید؟
- به چه رشته ای علاقه دارید؟
- چرا این دانشگاه را برای تحصیل انتخاب کرده اید؟
5. پرسش و پاسخ:
- اگر سوالی در مورد برنامه آموزشی، فرآیند پذیرش یا بورسیه دارید، در این قسمت می توانید آنها را مطرح کنید.
- همچنین می توانید اطلاعاتی را که در وب سایت دانشگاه پیدا نکرده اید، در این قسمت جویا شوید.
6. تشکر و قدردانی:
- در انتهای ایمیل از وقت و توجه مسئول مربوطه تشکر و قدردانی کنید.
- ابراز امیدواری کنید که به زودی از آنها پاسخ دریافت خواهید کرد.
7. اطلاعات تماس:
- حتما اطلاعات تماس خود را به طور کامل در ایمیل ذکر کنید.
- این اطلاعات شامل آدرس ایمیل، شماره تلفن و لینک پروفایل های LinkedIn یا ResearchGate شما (در صورت تمایل) می باشد.
نکات مهم:
- ایمیل خود را به طور دقیق ویرایش کنید و از نظر نگارشی و املایی غلط نداشته باشد.
- از زبانی رسمی و مودبانه استفاده کنید.
- ایمیل خود را مختصر و مفید بنویسید و از توضیحات اضافی خودداری کنید.
- قبل از ارسال ایمیل، حتما آن را به دقت مطالعه کنید و از اینکه تمام اطلاعات مورد نیاز را درج کرده اید، اطمینان حاصل کنید.
در اینجا نمونه ای از یک ایمیل مناسب به دانشگاه های خارجی آورده شده است:
موضوع: درخواست پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد رشته …
استاد گرامی دکتر …
با سلام و احترام،
من … هستم، دانشجوی … در دانشگاه … با معدل … .
از طریق وب سایت دانشگاه … با برنامه کارشناسی ارشد رشته … در آن دانشگاه آشنا شدم و به دلیل علاقه ی زیادی که به این رشته دارم، تمایل دارم برای این دوره در دانشگاه شما اپلای کنم.
من در طول دوران تحصیلی خود … و در … فعالیت داشتم. همچنین … .
… (در این قسمت می توانید به طور مختصر به سوابق تحصیلی، تجربیات کاری و دستاوردهای خود اشاره کنید.)
… (در این قسمت می توانید به انگیزه خود از انتخاب این دانشگاه و این رشته تحصیلی بپردازید.)
… (در این قسمت می توانید سوالات خود را در مورد برنامه آموزشی، فرآیند پذیرش یا بورسیه مطرح کنید.)
با تشکر از وقت و توجه شما،
ارادتمند،
…
اطلاعات تماس:
… (آدرس ایمیل) … (شماره تلفن) … (لینک پروفایل LinkedIn یا ResearchGate)
امیدوارم این اطلاعات برای شما مفید باشد.
تذکر:
- اطلاعات ارائه شده در این پاسخ صرفاً جنبه اطلاع رسانی دارد و به هیچ وجه جایگزین مشاوره تخصصی نیست.
- برای نوشتن ایمیل مناسب با توجه به شرایط و سابقه خودتان، حتماً از متخصصان این زمینه کمک بگیرید.
ارسال ایمیل به دانشگاه های آمریکا
برای ارسال ایمیل به دانشگاه های آمریکا باید به چند نکته توجه کنید:
1. موضوع ایمیل:
- موضوع ایمیل باید کوتاه، واضح و مرتبط با محتوای ایمیل باشد.
- از کلمات کلیدی مانند “درخواست پذیرش” یا “SOP” در موضوع ایمیل استفاده کنید.
2. خطاب ایمیل:
- اگر نام شخص خاصی را که به او ایمیل می کنید می دانید، آن را در ابتدای ایمیل بنویسید.
- اگر نام شخص را نمی دانید، از عناوین کلی مانند “استاد محترم” یا “مسئول محترم پذیرش دانشجو” استفاده کنید.
3. متن ایمیل:
- در ابتدای ایمیل، خود را معرفی کنید و بگویید که از کدام کشور هستید و برای کدام رشته تحصیلی می خواهید اپلای کنید.
- در ادامه، دلیل انتخاب آن دانشگاه خاص را توضیح دهید.
- نقاط قوت و دستاوردهای تحصیلی و علمی خود را به طور خلاصه شرح دهید.
- بگویید که چرا فکر می کنید برای این دانشگاه مناسب هستید.
- در نهایت، از فرصت داده شده تشکر کنید و اطلاعات تماس خود را درج کنید.
4. پیوست ها:
- رزومه تحصیلی خود را به ایمیل پیوست کنید.
- SOP (Statement of Purpose) خود را به ایمیل پیوست کنید.
- مدرک زبان خود را به ایمیل پیوست کنید (در صورت وجود).
- نامه های توصیه را به ایمیل پیوست کنید (در صورت وجود).
5. نکات کلی:
- ایمیل خود را به طور دقیق ویرایش کنید تا از نظر دستور زبان و نگارش هیچ مشکلی نداشته باشد.
- از زبان رسمی و مودبانه استفاده کنید.
- ایمیل خود را کوتاه و مختصر نگه دارید.
- قبل از ارسال ایمیل، حتما آن را با دقت دوباره بخوانید.
در اینجا نمونه ای از موضوع ایمیل برای دانشگاه های آمریکا آمده است:
- موضوع: درخواست پذیرش در رشته [نام رشته] – [نام شما]
در اینجا نمونه ای از خطاب ایمیل برای دانشگاه های آمریکا آمده است:
- استاد گرامی [نام استاد]
در اینجا نمونه ای از متن ایمیل برای دانشگاه های آمریکا آمده است:
با سلام و احترام،
من [نام شما] هستم، دانشجوی [رشته تحصیلی] از [نام دانشگاه] در [نام کشور]. من در حال نوشتن این ایمیل هستم تا علاقه خود را به برنامه [نام رشته] در دانشگاه [نام دانشگاه] ابراز کنم.
من همیشه به [زمینه تحصیلی] علاقه مند بوده ام و [نام دانشگاه] را به دلیل [دلایل انتخاب دانشگاه] انتخاب کرده ام. من به ویژه تحت تاثیر [نام استاد] و تحقیقات ایشان در زمینه [زمینه تحقیقاتی] قرار گرفته ام.
در طول تحصیلاتم، من [لیست دستاوردها و نقاط قوت] را کسب کرده ام. من همچنین [فعالیت های فوق برنامه] را انجام داده ام.
من معتقدم که [دلایل مناسب بودن برای دانشگاه]. من مشتاقانه منتظر فرصتی هستم تا در مورد [نام رشته] بیشتر بدانم و چگونه می توانم به جامعه دانشگاه [نام دانشگاه] کمک کنم.
رزومه تحصیلی، SOP و مدارک زبان من به این ایمیل پیوست شده است.
از شما برای وقت و توجهتان متشکرم. مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
[نام شما]
نکات پایانی:
- به خاطر داشته باشید که این فقط یک نمونه است و شما باید ایمیل خود را متناسب با شرایط خودتان سفارشی کنید.
- منابع زیادی برای کمک به شما در نوشتن ایمیل به دانشگاه های آمریکا وجود دارد. می توانید از وب سایت های دانشگاه ها، سازمان های مشاوره تحصیلی یا کتاب ها و مقالات مربوطه استفاده کنید.
ارسال ایمیل به دانشگاه های کانادا
برای برقراری ارتباط با دانشگاه های کانادا و جلب نظر آنها برای پذیرش، ارسال ایمیل به اساتید و یا دپارتمان مربوطه می تواند راهبردی موثر باشد.
نکات مهم در نگارش ایمیل:
- موضوع مناسب: در ابتدای ایمیل، موضوعی واضح و مختصر انتخاب کنید که به طور دقیق منظور شما را از ارسال ایمیل بیان کند.
- مقدمه: در ابتدای متن ایمیل، خودتان را به طور کامل معرفی کنید و سوابق تحصیلی و تجربیات مرتبط خود را به طور خلاصه شرح دهید.
- انگیزه نامه: در ادامه، به طور واضح و مختصر توضیح دهید که چرا علاقه مند به تحصیل در این دانشگاه و رشته خاص هستید. چه چیزی در مورد این دانشگاه یا برنامه شما را جذب کرده است؟
- ارتباط با برنامه: توضیح دهید که چگونه سابقه تحصیلی و مهارت های شما با برنامه درسی و اهداف این دانشگاه مرتبط است. شما چه چیزی می توانید به این برنامه ارائه دهید؟
- سوالات: در انتهای ایمیل، می توانید سوالاتی که در رابطه با برنامه یا فرآیند پذیرش دارید را مطرح کنید.
- لحن و لحن: لحنی حرفه ای، مودبانه و محترمانه حفظ کنید. املا و نگارش خود را به دقت بررسی کنید.
- پیوست ها: در صورت تمایل، می توانید رزومه تحصیلی، انگیزه نامه و سایر مدارک مرتبط را به ایمیل خود پیوست کنید.
قالب نمونه:
موضوع: درخواست پذیرش در [نام رشته] – [نام شما]
استاد گرامی [نام استاد] / کمیته محترم پذیرش [نام رشته]
با سلام و احترام،
من [نام خود] هستم، فارغ التحصیل [رشته تحصیلی] از دانشگاه [نام دانشگاه] با معدل [معدل] و [تعداد سال] سابقه کار در زمینه [زمینه کاری].
من عمیقاً علاقمند به ادامه تحصیل در رشته [نام رشته] در دانشگاه [نام دانشگاه] هستم.
[دلایل علاقه مندی به دانشگاه و رشته را شرح دهید].
من معتقدم که [مهارت ها و تجربیات مرتبط خود را شرح دهید] می تواند به طور قابل توجهی به این برنامه و جامعه دانشگاهی [نام دانشگاه] کمک کند.
[توضیح دهید که چگونه سابقه تحصیلی و مهارت های شما با برنامه درسی و اهداف این دانشگاه مرتبط است].
من مشتاقانه منتظر بررسی درخواست خود هستم و در صورت تمایل شما، خوشحال می شوم در مورد تجربیات و اهداف خود بیشتر صحبت کنم.
با تشکر فراوان،
[نام و نام خانوادگی]
نکات تکمیلی:
- قبل از ارسال ایمیل، حتماً وب سایت دانشگاه و رشته مورد نظر را به دقت مطالعه کنید و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید.
- از ارسال ایمیل های گروهی و اسپم خودداری کنید. هر ایمیل را به طور جداگانه و با توجه به دانشگاه و رشته مورد نظر شخصی سازی کنید.
- در اسرع وقت به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
نکات نگارشی برای ارسال ایمیل به دانشگاه خارجی
هنگام ارسال ایمیل به دانشگاه خارجی، چه برای درخواست پذیرش، چه برای برقراری ارتباط با اساتید یا پرسنل دانشگاه، رعایت نکات نگارشی و لحنی از اهمیت بالایی برخوردار است.
در اینجا چند نکته کلیدی برای نوشتن ایمیلی تاثیرگذار به دانشگاه خارجی آورده شده است:
موضوع:
- موضوع ایمیل را واضح و مختصر انتخاب کنید.
- موضوع باید به طور دقیق منظور شما از ارسال ایمیل را بیان کند.
- از کلمات کلیدی مرتبط با موضوع ایمیل خود استفاده کنید.
مقدمه:
- در ابتدای ایمیل، خودتان را به طور کامل معرفی کنید.
- نام، نام خانوادگی، رشته تحصیلی، دانشگاه محل تحصیل و سوابق تحصیلی خود را به طور خلاصه ذکر کنید.
- در صورت امکان، به نام استاد یا شخصی که به او ایمیل می زنید اشاره کنید.
متن ایمیل:
- لحنی رسمی، مودبانه و محترمانه حفظ کنید.
- از زبانی واضح، مختصر و عاری از ابهام استفاده کنید.
- از به کار بردن اصطلاحات عامیانه، لحن غیر رسمی و غلط های املایی و نگارشی خودداری کنید.
- در صورت تمایل، می توانید از عناوین و زیرعنوان ها برای سازماندهی بهتر محتوای ایمیل خود استفاده کنید.
محتوای ایمیل:
- دلیل ارسال ایمیل خود را به طور واضح بیان کنید.
- در صورت درخواست پذیرش، به رشته و مقطع تحصیلی مورد نظر خود اشاره کنید.
- انگیزه خود را از انتخاب این دانشگاه و رشته تحصیلی به طور شفاف توضیح دهید.
- دستاوردها، مهارت ها و تجربیات مرتبط خود را که می تواند برای دانشگاه مفید باشد، برجسته کنید.
- در صورت تمایل، می توانید از سوالات خود در رابطه با برنامه یا فرآیند پذیرش در ایمیل خود مطرح کنید.
پایان نامه:
- ایمیل خود را با یک جمله مودبانه و تشکر به پایان برسانید.
- نام و نام خانوادگی خود را درج کنید.
- اطلاعات تماس خود را (ایمیل، آدرس و شماره تلفن) را به طور کامل و صحیح ارائه دهید.
نکات تکمیلی:
- قبل از ارسال ایمیل، حتماً وب سایت دانشگاه و رشته مورد نظر را به دقت مطالعه کنید و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری کنید.
- از ارسال ایمیل های گروهی و اسپم خودداری کنید. هر ایمیل را به طور جداگانه و با توجه به دانشگاه و رشته مورد نظر شخصی سازی کنید.
- ایمیل خود را قبل از ارسال به دقت ویرایش و از صحت نگارش و املا و grammar آن مطمئن شوید.
- در اسرع وقت به ایمیل های دریافتی از دانشگاه پاسخ دهید.
با رعایت این نکات می توانید ایمیلی حرفه ای، تاثیرگذار و مودبانه به دانشگاه خارجی ارسال کنید و شانس خود را برای دریافت پاسخ مثبت افزایش دهید.
محتوای ایمیل ارسالی به دانشگاه خارجی برای درخواست پذیرش
عنوان ایمیل:
در ابتدای ایمیل، عنوانی کوتاه و واضح انتخاب کنید که منظور شما از ارسال ایمیل را به طور دقیق نشان دهد.
مثال:
- درخواست پذیرش دکتری در رشته [نام رشته]
- تقاضای بورسیه تحصیلی برای دوره [نام دوره]
- استعلام شرایط پذیرش در مقطع [نام مقطع]
متن ایمیل:
در متن ایمیل، باید به نکات زیر توجه کنید:
- معرفی خود: در ابتدای متن، خودتان را به طور کوتاه معرفی کنید و به ذکر اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و دانشگاه محل تحصیل بپردازید.
- بیان انگیزه: توضیح دهید که چرا به دنبال پذیرش در این دانشگاه خاص هستید. به طور خلاصه به علایق و اهداف تحقیقاتی خود اشاره کنید و توضیح دهید که چگونه این دانشگاه می‌تواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند.
- معرفی سوابق تحصیلی و پژوهشی: مهمترین نمرات، معدل، مقالات، افتخارات و تجربیات پژوهشی خود را به طور خلاصه ذکر کنید.
- معرفی مدارک و مستندات: فهرستی از مدارکی که به ایمیل خود پیوست کرده‌اید را ارائه دهید.
- درخواست: در نهایت، درخواست خود را به طور واضح بیان کنید و اطلاعات تماس خود را درج کنید.
نکات نگارشی:
- لحن ایمیل باید رسمی، مودبانه و حرفه‌ای باشد.
- از جملات کوتاه و روان استفاده کنید.
- غلط املایی و نگارشی را به دقت بررسی کنید.
- ایمیل را قبل از ارسال به طور کامل مجدداً مطالعه کنید.
پیوست ایمیل:
- رزومه تحصیلی
- مدرک تحصیلی
- انگیزه نامه (SOP)
- توصیه نامه (LOR)
- هر گونه مدرک یا مستند دیگر که مرتبط با درخواست شماست
مثال:
موضوع: درخواست پذیرش دکتری در رشته [نام رشته]
استاد گرامی [نام استاد]
با سلام و احترام،
اینجانب [نام شما]، فارغ التحصیل رشته [نام رشته] از دانشگاه [نام دانشگاه] با معدل [معدل] هستم.
[در این قسمت انگیزه خود را برای انتخاب این دانشگاه و رشته تحصیلی به طور خلاصه بیان کنید.]
[در این قسمت به طور خلاصه به مهمترین نمرات، معدل، مقالات، افتخارات و تجربیات پژوهشی خود اشاره کنید.]
[در این قسمت فهرستی از مدارکی که به ایمیل خود پیوست کرده‌اید را ارائه دهید.]
با توجه به سوابق تحصیلی و پژوهشی خود، از شما تقاضا دارم که درخواست پذیرش من در دوره دکتری رشته [نام رشته] را در دانشگاه [نام دانشگاه] بررسی و در صورت امکان، موافقت خود را اعلام فرمایید.
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، آماده پاسخگویی به سوالات شما هستم.
با تشکر و احترام
[نام شما] [اطلاعات تماس]